Koulutamme henkilöstöämme aktiivisesti

Työntekijöidemme on noudatettava kaikkia toimintaohjeita päivittäisessä työssään ja liiketoimintaa koskevassa päätöksenteossaan. Vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi henkilökuntamme suorittaa eettisen ohjeiston pakollisen verkkokoulutuksen vuosittain.  

Toimintaamme ohjaavat politiikat ja toimintaohjeet ovat  

• Ihmisoikeuspolitiikka (tutustu alla olevasta linkistä)

• Eettinen toimintaohje (tutustu alla olevasta linkistä)

• Tietosuojapolitiikka

• Palkitsemispolitiikka (tutustu alla olevasta linkistä)

• Hallinnointiperiaatteet, selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2023

• Henkilöstöpolitiikka (sisäinen) 

• Vastuullisen hankinnan toimintaohje (sisäinen) 

• Toimittajien toimintaohje, Supplier Code of Conduct (sisäinen) 

• Tietoturvapolitiikka (sisäinen) 

• Riskienhallintapolitiikka (sisäinen) 

• Sisäisen tarkastuksen periaatteet (sisäinen) 

• Sisäpiiriohje (sisäinen) 

• Tiedonantopolitiikka (sisäinen) 

• Matkustusohje (sisäinen) 

• Sponsorointi- ja lahjoitusperiaatteet (sisäinen) 

• Lahjonnan vastaiset periaatteet (sisäinen) 

• Treasury-politiikka (sisäinen). 

Yrityksen (Tokmanni) ilmoituskanavan tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tokmanni Oy, Taitomanni Oy ja Tokmanni Group Oyj
Osoite: Isolammintie 1, 04600 MÄNTSÄLÄ
Puhelin: +358 20 778 2000
Sähköposti: tietosuoja@tokmanni.fi

2. Rekisterin nimi

ILMOITUSKANAVA (Whistle Blowing)

3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Ilmoituskanavan ilmoitusmenettelyt ovat tapa valvoa rekisterinpitäjän eettisten periaatteiden toteutumista. Ilmoituskanava toimii samalla nk. whistleblowing-ilmoituskanavana.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi sekä rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun perusteella. Tietojen käsittely perustuu ilmoittajansuojelulakiin (laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta 1171/2022), minkä lisäksi rekisterinpitäjällä on oikeutettu etu saada tietoa yhtiöön ja sen toimintaan liittyvistä väärinkäytöksistä niihin puuttumiseksi ja rekisterinpitäjän työntekijöiden ja yhteistyökumppanien eettisen ja lainmukaisen toiminnan varmistamiseksi.

Ilmoituskanava on lainsäädännön tunnistama tapa valvoa rekisterinpitäjän toimintatapojen lainmukaisuutta sekä eettisten periaatteiden toteutumista. Ilmoituskanavan kautta on mahdollista saada tietoa mahdollisista väärinkäytösepäilyistä ja rikkomuksista sekä reagoida niihin ajoissa. Epäilyt ja havainnot voivat koskea esimerkiksi yhtiön eettisten periaatteiden ja lainsäädännön vastaista toimintaa, kuten ihmisten reilua ja kunnioittavaa kohtelua, liiketoiminnan rehellisyyttä, ympäristövaikutusten minimointia, vastuullista hankintaa ja vastuullista viestintää ja markkinointia. Ilmoituskanavan olemassaolo tukee avointa ja läpinäkyvää yrityskulttuuria. Ilmoituksia epäilyistä ja havainnoista voivat tehdä rekisterinpitäjän nykyiset ja entiset työntekijät sekä sidosryhmät.

Rekisterissä olevia tietoja käytetään väärinkäytösten seuraamiseen ja selvittämiseen. Tietoja voidaan käyttää myös valvonnan kehittämiseen, analysointiin sekä tilastointiin.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on

Käsittelyn peruste	Käsittelyn tarkoitus
Oikeutettu etu	Yhtiön ja sen toimintaan liittyvien väärinkäytösepäilyjen selvittäminen, yhtiön työntekijöiden ja yhteistyökumppanien eettisen ja lainmukaisen toiminnan varmistaminen, yhtiön sisäisen valvonnan kehittäminen, analysointi ja tilastointi
Lakisääteinen velvoite	Ilmoittajansuojelulain mukaisten velvoitteiden täyttäminen

Henkilö- ja yhteystietojen ilmoittaminen on vapaaehtoista. Ilmoituksen voi tehdä myös nimettömänä.

4. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme ilmoituskanavassa annettuja tietoja vain siinä laajuudessa kuin on asian selvittämiseksi tarpeellista. Lomakkeella on mahdollista, mutta ei pakollista,  antaa nimi- ja yhteystiedot. Vapaassa tekstiosuudessa on vapaavalintaisesti mahdollista antaa myös muita tarvittavia henkilötietoja.

Ylläpitäjä kerää henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä ilmoituksen tutkimista varten. Näitä ovat

• ilmoitukseen liittyvät tiedot
• tutkintaan liittyvät henkilötiedot, kuten nimi, sähköposti ja puhelinnumero vain niissä tapauksissa, mikäli ilmoittaja itse lisää nämä tiedot ilmoitukseensa tai sen lisätietoihin.

Mikäli arkaluonteisia henkilötietoja kuitenkin käsitellään, esimerkiksi silloin, kun käsittely on välttämätöntä oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, käsittely tapahtuu paikallisen ja EU:n lainsäädännön mukaisesti.

5. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

• rekisteröidyltä itseltään

Ylläpitäjä kerää ilmoittajan antamia henkilötietoja whistleblowing-järjestelmän tai muiden kanavien kautta. Lisäksi tutkimusten aikana henkilötietoja kerätään tarvittaessa Ylläpitäjä-konsernin sisäisistä järjestelmistä.

6. Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme luovuta ilmoituskanavassa ilmoitettuja henkilötietoja eteenpäin, ellei se ole välttämätöntä lain tai muiden säännösten puolesta. Rekisterin pitäjällä käytössä olevaa whistleblowing-järjestelmää ylläpitää ulkopuolinen palveluntarjoaja, itsenäinen suomalainen yhtiö Falcony c/o Plan Brothers Oy. Olemme varmistaneet sopimuksella, että Falcony c/o Plan Brothers Oy on palveluntarjoajana sitoutunut käsittelemään whistleblowing-järjestelmän kautta saatuja henkilötietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille tai ulkopuolisille tarkastajille, silloin kun se on välttämätöntä esimerkiksi lain puolesta.

Laissa Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (Ilmoittajansuojelulaki) 2 §:n mukaisissa asioissa (ks. tarkemmin https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2022/20221171 ) noudatamme ilmoittajansuojelulain 32 ja 33 §:n mukaista salassapitovelvollisuutta.  Vastaava salassapitovelvollisuus ei koske muita kuin Ilmoittajansuojelulaissa mainittuja asioita, mutta muidenkin osalta noudatetamme periaatetta, että ilmoittajan henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin kuin lakisääteisesti velvoittavissa tilanteissa.

7. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Ilmoituskanava toimii Falcon-järjestelmässä. Järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain erikseen työnantajan nimeävät henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä ilmoituskanavaan ilmoitettuja tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Tietoja säilytetään säännönmukaisesti enintään viisi (5) vuotta tutkimuksen päättymisen jälkeen. Säilytysaika voi vaihdella pakottavien oikeudellisten vaatimusten mukaisesti, joita ovat esimerkiksi työturvallisuutta, korruptiota, eettisyyttä ja kirjanpitoa koskevat lait. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

8. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on laillinen peruste. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Halutessasi tarkastaa itseäsi koskevat tiedot ole yhteyksissä tietosuojaselosteessa mainittuun yhteyshenkilöön.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

9. Kehen voit olla yhteydessä?

Ensisijaisesti voit keskustella tietosuojaselosteessa mainitun yhteyshenkilön kanssa tietosuojaan liittyvistä asioista. Voit myös lähettää kysymyksesi sähköpostiosoitteeseen tietosuoja@tokmanni.fi. Sinuun tullaan olemaan henkilökohtaisesti yhteyksissä kysymyksiesi osalta.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse.

22.5.2024