Tokmanni-konsernin hallitus päätti perustaa uuden hallituksen valiokunnan lokakuussa 2023. Kestävyys- ja henkilöstövaliokunta avustaa konsernin hallitusta ympäristöön, yhteiskuntaan ja hyvään hallintotapaan (ESG) liittyvissä asioissa.

Lisäksi valiokunta avustaa hallitusta konsernin toimitusjohtajan ja muun ylimmän johdon palkitsemiseen, suorituksen arviointiin, nimityksiin sekä seuraajasuunnitteluun liittyvissä asioissa. Valiokunta avustaa hallitusta myös konsernin palkitsemisperiaatteiden ja vuosittaisten palkitsemisraportin valmistelussa ja arvioinnissa. Hallituksen antaman valtuutuksen nojalla valiokunta arvioi ja vahvistaa lyhyen ja pitkän aikavälin kannustinpalkkiotavoitteiden asettamisen ja toteutumisen sekä hyväksyy kannustimien maksatuksen konsernin toimitusjohtajalle ja muulle ylimmälle johdolle.

Kestävyys- ja henkilöstövaliokunnan pääasiallisena tehtävänä on

• valvoa kestävyystietojen kontrolliympäristöä
• seurata kestävyysraportoinnin laatua ja luotettavuutta
• seurata kestävyysraportin lakisääteistä varmentamista
• seurata ja arvioida kestävyyteen liittyvien järjestelmien ja prosessien tehokkuutta
• arvioida kestävyystiedon varmentajan pätevyyttä ja suoriutumista sekä valvoa varmentajan riippumattomuutta
• valmistella kestävyystiedon varmentajan valintaa koskeva päätösehdotus
• arvioida kestävyyteen liittyvien lakien, määräysten ja yrityksen toimintatapojen noudattamista
• informoida hallitusta kestävyysraportin varmennuksen havainnoista
• valmistella palkitsemiseen liittyvät keskeiset periaatteet ja käytännöt
• valmistella Tokmanni-konsernin toimitusjohtajan palkitseminen sekä muut toimisuhteen ehdot sekä johtoryhmän palkitseminen ja muut työsuhteen ehdot
• valmistella toimitusjohtajan ja johtoryhmän kannustin- ja sitouttamisjärjestelmät
• arvioida toimitusjohtajan ja johtoryhmän suoriutumista
• valmistella toimitusjohtajan ja johtoryhmän nimitysasiat
• toimitusjohtajan ja johtoryhmän seuraajasuunnittelu ja johdon kehittäminen
• valmistella toimielinten palkitsemispolitiikka yhtiökokoukselle
• valmistella vuosittainen palkitsemisraportointi kulloinkin voimassa olevan Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin suositusten mukaisesti.

Työjärjestys tarkistetaan vuosittain varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen pidettävässä hallituksen järjestäytymiskokouksessa.

Valiokunnan kokoonpano ja toimikausi

Hallitus valitsee ensimmäisessä varsinaisen yhtiökokouksen jälkeisessä kokouksessaan keskuudestaan kolme jäsentä kestävyys- ja henkilöstövaliokuntaan ja nimittää näistä yhden valiokunnan puheenjohtajaksi. Jäsenten toimikausi on yksi vuosi, ja toimikausi päättyy valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.

Valiokunta koostuu vähintään kolmesta hallituksen jäsenestä, joista enemmistön on oltava riippumattomia Tokmanni-konsernista. Valiokunnan jäsenillä on oltava valiokunnan tehtävien ja vastuiden edellyttämä asiantuntemus ja kokemus. Valiokunnan tehtävien kannalta on toivottavaa, että jäsenillä on kokemusta kestävyysasioista, johdon palkitsemisesta ja työsuhde-eduista. Valiokunnan jäsenten lisäksi valiokunnan kokouksiin voi osallistua kutsuttaessa myös konsernin toimitusjohtaja, talousjohtaja sekä henkilöstö- ja vastuullisuusjohtaja.

Kestävyys- ja henkilöstövaliokuntaan kuuluvat seuraavat jäsenet: Katarina Gabrielson, Jari Latvanen ja Eja Tuominen. Eja Tuominen toimii valiokunnan puheenjohtajana. Kaikki kestävyys- ja henkilöstövaliokunnan jäsenet ovat riippumattomia yhtiöstä ja yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista.

Valiokunta laatii itse oman aikataulunsa ja kokoontuu niin usein kuin on tarpeen työjärjestyksen mukaisten tehtävien hoitamiseksi. Valiokunnan puheenjohtaja laatii kunkin kokouksen asialistan Tokmanni-konsernin asianomaisten johtajien avustuksella. Jokainen valiokunnan jäsen voi ehdottaa käsiteltävää asiaa asialistalle. Valiokunnan puheenjohtaja valvoo kokousmenettelyjä ja vastaa valiokunnan hänelle kulloinkin osoittamista tehtävistä. Valiokunnan kokoukset voidaan järjestää puhelinkokouksena tai muita teknisiä apuvälineitä käyttäen. Valiokunta raportoi säännöllisesti hallitukselle ja toimittaa hallitukselle valiokunnan kokousten pöytäkirjat.

Valiokunnan työn arviointi

Kestävyys- ja henkilöstövaliokunta arvioi omaa työtään itsearviointina kerran vuodessa. Valiokunnan puheenjohtaja raportoi tulokset hallitukselle.