Sisäinen valvonta on olennainen osa Tokmanni-konsernin hallinnointi- ja johtamisjärjestelmää, johon osallistuvat Tokmanni Group Oyj:n hallitus, johto ja henkilöstö. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on osaltaan varmistaa konsernin tavoitteiden saavuttaminen.

Konsernin sisäisestä tarkastuksesta vastaa sisäinen tarkastaja, joka hallinnollisesti raportoi talousjohtajalle. Sisäiseen tarkastukseen liittyvissä asioissa tarkastaja kuitenkin raportoi talous- ja tarkastusvaliokunnalle. Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on valvoa ja varmentaa, että yhtiön liiketoiminta on tehokkaasti johdettua ja tuottavaa, riskienhallinta on riittävällä tasolla ja tuotettu ulkoinen sekä sisäinen raportointi on oikeaa ja asianmukaista.

Sisäinen tarkastus auttaa Tokmanni-konsernia noudattamaan hyvää hallinnointitapaa, antaa konsernin johdolle riippumattoman näkökulman yhtiön toiminnan tarkasteluun ja arviointiin sekä auttaa saavuttamaan tavoitteet tuomalla järjestelmällisen ja kurinalaisen lähestymistavan riskienhallinnan, valvonnan ja hallinnointiprosessien tehokkuuden arviointiin ja kehittämiseen.

Sisäisen tarkastuksen toimintaperiaatteet ja keskeiset menettelytavat on määritelty talous- ja tarkastusvaliokunnan vahvistamassa toimintaohjeessa (sisäisen tarkastuksen periaatteet). Sisäinen tarkastus laatii kolmen vuoden suunnitelman, jota toteutetaan erikseen hyväksytyn vuosisuunnitelman mukaisesti. Suunnitelman mukaan se tekee itsenäisesti tarkastuksia eri puolilla yhtiötä, mutta se voi suorittaa myös erikoistarkastuksia sekä määrättyjä tarkastuksia yhteistyössä yhtiön tilintarkastajien ja ulkopuolisten asiantuntijoiden kanssa.

Compliance-toiminnon keskeiset menettelytavat

Compliance-toiminnan tehtävänä on avustaa ylintä ja toimivaa johtoa sekä muuta liiketoimintaa säännösten noudattamattomuuteen liittyvän riskin hallinnassa, valvoa säännösten noudattamista ja omalta osaltaan kehittää sisäistä valvontaa.

Compliance-riskillä tarkoitetaan oikeudellisiin tai hallinnollisiin seuraamuksiin, taloudellisiin tappioihin tai maineen menettämiseen liittyviä riskejä, jotka ovat seurausta siitä, että yritys on jättänyt noudattamatta sen toimintaan sovellettavia lakeja, asetuksia tai muita hallinnollisia määräyksiä. Tokmannin compliance-riskienhallinnalla varmistetaan toiminnan määräystenmukaisuus niin lainsäädännön kuin yhtiön omien sääntöjen kannalta. Tokmanni edellyttää koko henkilöstön noudattavan yhtiön eettistä toimintaohjeistusta (Code of Conduct) periaatteineen ja yksikkökohtaisine toimintaohjeineen. Ohjeistus ja ohjeet kattavat lukuisia sääntöjen noudattamista koskevia aiheita, kuten korruption ja lahjonnan kieltäminen, työvoimaa ja työterveyttä ja -turvallisuutta koskevat kysymykset sekä ihmisoikeuskysymykset.

Yhtiön compliance-toiminnasta vastaa talousjohtaja, joka raportoi toimitusjohtajalle sekä informoi säännöllisesti myös hallitusta. Talousjohtajan tukena toimii Tokmannin compliance-tiimi, johon kuuluvat vastuullisuuspäällikkö, turvallisuus- ja kiinteistötoimintojen päällikkö, myynnistä ja toimitusketjusta vastaava johtaja ja henkilöstöpäällikkö.

Compliance-tiimi kokoontuu säännöllisesti kerran kahdessa kuukaudessa, mutta kiireelliset asiat käsitellään viipymättä. Tiimi käsittelee ilmoituskanavan tai muuta kautta tulleet ilmoitukset taloudellisista väärinkäytöksistä tai Tokmannin eettisen toimintaohjeistuksen vastaisesta toiminnasta ja tekee päätökset mahdollisista seuraamuksista. Kaikki ilmoitukset rikkomuksista käsitellään luottamuksellisesti siten kuin tietosuojalainsäädännössä edellytetään. Tokmanni ryhtyy ilmoitusten perusteella tarvittaviin toimiin.

Compliance-tiimissä pyritään ennalta ehkäisemään compliance-riskin toteutumista myös muun muassa

• laatimalla ja ylläpitämällä ohjeistusta keskeisistä menettelytapoihin liittyvistä asioista (Tokmannin eettinen toimintaohjeistus periaatteineen)
• neuvomalla ja kouluttamalla henkilöstöä menettelytapoihin liittyvissä asioissa
• tukemalla liiketoimintoja sisäistä valvontaa ja compliance-riskien hallintaa edistävien kehittämistoimenpiteiden suunnittelussa
• pitämällä ylin johto ja toimiva johto ja liiketoiminta tietoisina sääntelyyn tulossa olevista muutoksista ja seuraamalla sääntelymuutoksiin valmistautumista liiketoiminnassa
• raportoimalla liiketoiminnalle annetuista suosituksista ja valvonnan tuloksista sekä muista compliance-riskeihin liittyvistä havainnoista yhtiön toimitusjohtajalle.

Lähipiiriä koskevat periaatteet

Tokmanni-konserni on määritellyt johtohenkilöt, joilla on velvollisuus julkistaa Tokmannin rahoitusvälineillä tekemänsä liiketoimet. Tokmanni Group Oyj:n johtohenkilöitä ovat hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja, toimitusjohtajan sijainen ja talousjohtaja. Heidän on puolestaan määriteltävä lähipiiriinsä kuuluvat henkilöt ja yhtiöt.

Tokmanni-konserni ilmoittaa tiedot lähipiirin liiketoimista tilinpäätöksen liitetiedoissa. Lisäksi yhtiö arvioi ja seuraa yhtiön ja sen lähipiirin välisiä liiketoimia ja pyrkii varmistamaan, että mahdolliset eturistiriidat otetaan huomioon päätöksenteossa. Päätöksenteossa noudatetaan osakeyhtiölain esteellisyyssäännöksiä.

Tokmanni Group Oyj:n sisäpiiriluetteloa ylläpidetään yhtiön taloushallinnossa. Yhtiön sijoittajasuhteet vastaa johtohenkilöiden ja heidän lähipiirinsä tekemien liiketoimien oikea-aikaisesta julkaisemisesta säännösten edellyttämällä tavalla.